Suchen in Outlook

Sofortsuche

Zum suchen in Outlook aktivieren Sie das Suchfeld des Posteingangs. Durch Klick und Eintrag eines Suchbegriffs, steht Ihnen zusätzlich die Registerkarte Suchtools zur Verfügung. Achten Sie hier vor allem auf den linken Bereich, den Suchbereich: Dort stellen Sie ein, ob im aktuellen Ordner, in allen E-Mail-Ordnern oder über das gesamte Postfach gesucht werden soll.

Einsatz von Schüsselwörtern

Mit Hilfe von Schlüsselwörtern grenzen Sie Ihre Suche ein, z.B. Alle Mails mit Anlagen von einem bestimmten Absender. Beachten Sie dabei die Syntax (z.B. von:“absender@adresse.de“ hatanlagen:ja

Tipp

Über das Kontextmenü (Rechtsklick) auf eine bestimmte Mail erhalten Sie Verwandtes suchen > Nachrichten in dieser Unterhaltung oder Nachrichten von gleichen Absender. Hierbei werden die Schlüsselwörter von Outlook bereits eingetragen; Ergänzungen über die Suchtools sind jederzeit möglich.

Suchordner

Benötigen Sie häufiger die selben Suchvorgänge, können Sie diese mit Hilfe von Suchordnern speichern. Der Begriff Ordner ist hier missverständlich: Bei Suchordnern handelt es sich um gespeicherte Filterkriterien, d.h. ein Suchordner filtert den Quellordner (z.B. den Posteingang) und zeigt aus diesem nur diejenigen Elemente an, die den gewünschten Kriterien entsprechen.  Die Elemente bleiben dabei im Originalordner.

Anlegen von Suchordnern

Jedes Postfach verfügt standardmäßig über die Möglichkeit Suchordner anzulegen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Suchordner. Outlook bietet Ihnen viele Suchordner „von der Stange“, mit denen Sie schnell und sicher Ihren Posteingang filtern können.

Benutzerdefinierter Suchordner

Für besondere Wünsche legen Sie einen benutzerdefinierten Suchordner an.

Ein Beispiel: Sie möchten alle Mails – unabhängig vom Ansprechpartner – einer bestimmten Organisation sehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Rechtsklick auf den Kopf Suchordner
  2. Benutzerdefinierter Suchordner
  3. Benennen Sie Ihren Suchordner nach Wunsch
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kriterien
  5. Geben Sie im Feld Von die Domain des Kunden ein OHNE das @-Zeichen (z.B. spiegel.de)

Probieren Sie weitere Filterkriterien aus, die Ihnen das Verschieben von Mails in Unterordner ersparen, viel Spaß!

Löschen von Kriterien oder Löschen von Elementen??

Stellen Sie sich beim Löschen von Suchordnern die Frage, WAS Sie löschen möchten: Kriterien oder Elemente. Im Kontextmenü eines Suchordners finden Sie zwei Befehle zum Thema Löschen: Alle löschen oder Ordner löschen. Welcher Befehl macht jetzt was?

Alle löschen löscht die gefundenen Elemente, d.h. die vom Suchordner gefundenen Mails landen im Papierkorb (praktisch für Aufräumaktionen) > z.B.: alle Mails älter als 24 Monate, oder: alle Mails größer als 5 MB

Ordner löschen löscht den Suchordner und damit Ihre gespeicherten Suchkriterien; ALLE Mails bleiben erhalten.

 

Gefällt Ihnen dieser Artikel? Dann sehen Sie sich mein Kursangebot an und finden Sie den passenden Kurs für sich um Ihren Umgang mit Office und Co. noch effektiver zu gestalten.