Bisher hast du vielleicht einfach nur deinen Text markiert, Überschriften größer, fett und evtl. bunt formatiert, oder? Das ist für Word dann einfach nur anders formatierter Text, aber KEINE Überschrift. Wenn du keine Struktur für deine Word Dokumente festlegst und weiter so arbeitest, kannst du später weder ein automatisches Inhaltsverzeichnis, noch Querverweise, noch automatische Nummerierungen erstellen lassen. Es ist und bleibt dann bis zum bitteren Ende ein „dummes“ Dokument.
Die Goldenen Regeln bei der Texterfassung
Behalte die unten genannten Regeln während du schreibst im Auge; es wird sich lohnen 🙂
- Unterscheide zwischen Zeilen- und Absatzwechsel (Shift+Enter vs. Enter)
- vermeide überflüssige leere Absatzmarken, um Abstände zu erzeugen
- vermeide zunächst manuelle Seitenwechsel
- halte dich zurück mit inhaltlich unbegründeten Formatierungen
- füge Grafiken in eine unsichtbare Tabellenstruktur ein
Säubern von Texten
Erstelle eine Sicherheitskopie.
Markiere den gesamten Text und füge ihn in ein neues Dokument ein. Übernimm dabei ausschließlich den Text, nicht die Formatierung. Alternativ verwende den Befehl START > Formatierung löschen.
Bei diesem Vorgang bekommen alle Absätze (auch die evtl. noch vorhandenen Leerabsätze) die Formatvorlage Standard zugewiesen.
- Lege die Formatierungseinstellungen für dein Dokument in der Formatvorlage Standard fest.
- Prüfe, ob dein Text so aussieht, wie in der Vorgabe verlangt.
- Lösche alle überflüssigen, leeren Absatzmarken.
Zuweisen der Struktur
Strukturiere jetzt deinen Text, in dem du für die Überschriften die dafür vorgesehenen Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 9 nutzt. Kümmere dich zunächst NICHT um die Formatierung.
Speichere dein Dokument.
Prüfen der Struktur
Konkret bedeutet das, du gehst Absatz für Absatz durch deinen Text und prüfst, ob die Überschriften von Word auch als solche erkannt werden.
Am einfachsten kannst du den Fortschritt und auch die Richtigkeit deiner Struktur verfolgen, wenn am linken Bildschirm der Navigationsbereich angezeigt wird. Wähle dazu ANSICHT > Navigationsbereich. Mit dieser Vorgehensweise legst du die Struktur für deine Word Dokumente fest.
Wie es weiter geht, erfährst du hier.