Worin besteht der Unterschied zwischen eine Dokument- und Formatvorlagen? Die Nutzung der beiden Begriffe geht im geschäftlichen Alltag immer noch fröhlich durcheinander. „Ja, wir haben in unserem Büro natürlich Formatvorlagen – z. B. für Briefe oder für Urlaubsanträge.“ Nein, hier ist nicht von Formatvorlagen die Rede, sondern gemeint sind natürlich Dokumentvorlagen.
Kurz zur Klarheit: Wenn Du Word startest und wie üblich ein leeres Dokument angezeigt bekommst, ist bereits eine Dokumentvorlage im Spiel: die Normal.dotm. Ohne diese Vorlage kann Word nicht existieren und so wird – wenn du die normal.dotm auf deinem Rechner löschst, vom System automatisch eine neue normal.dotm angelegt. Damit sind dann auch alle deine individuellen Einstellungen – so du welche gespeichert hast – verloren.
Wo wird die Normal.dotm gespeichert?
Den Pfad für deine benutzerdefinierten Dokumentvorlagen kannst du an folgender Stelle ermitteln: Datei > Optionen > Erweitert > Dateispeicherorte (das ist ziemlich weit unten). Klicke jetzt auf Ändern und kopiere dir den Pfad in die Zwischenablage. Im Explorer fügst du diesen Pfad wieder in die Adressezeile ein und siehst dann neben deiner Normal.dotm auch deine NormalEmail.dotm (diese Datei nutzt übrigen Outlook für neue E-Mails) und vermutlich noch weitere Dokumentvorlagen zu den anderen Programmen.
Normal.dotm öffnen bzw. bearbeiten
Wenn du einen Doppelkick auf die Normal.dotm machst, öffnet Word ein ganz normales Dokument. Um direkt in die Normal.dotm zu gelangen, MUSST du folgenden Weg gehen: Rechtsklick > Öffnen. Damit öffnest du die Dateivorlage explizit. Alle Änderungen, die du jetzt in diesem Dokument vornimmst, werden dir bei jedem Start eines neuen Dokuments angezeigt. Das bedeutet, ein Blancodokument ist eine Kopie der Normal.dotm.
Eigene Dokumentvorlagen erstellen
Eine eigene Dokumentvorlage zu erstellen, geht in schnell; es ist einfach ein besonderer Speichervorgang. Erstelle zunächst ein perfektes Dokument und lösche dann alle Empfänger spezifischen Inhalte raus. Dann gehst du folgenden Weg: Datei > Speichern unter > Word-Vorlage (*.dotx). Beachte dabei unbedingt eine eventuelle Änderung des Speicherpfades.
Mit diesem Schritt hast du deine erste eigene Dokumentvorlage erstellt. Alle Einstellungen, die zunächst z. B. nur in einem spezifischen Brief enthalten waren, stehen dir jetzt für neue Dokumente zur Verfügung. Dazu machst du einem einen Doppelklick auf deine neue Vorlage. Beachte dabei auch das Dateisymbol; es ähnelt einem analogen Abreißblock.
Unterschied Dokument- und Formatvorlagen
Ein Dokument in Word setzt IMMER auf einer Dokumentvorlage auf. Zu 80-90% ist das die Normal.dotm. Wenn du effizient arbeiten möchstest, legst du dir für verschiedene Dokumenttypen auch verschiedene Dokumentvorlagen an. Diese enthalten dann spezifische Formatvorlagen, die du z. B. nur im Geschäftsbrief oder eben nur in deinen Berichten benötigst.
Weitere Informationen findest du auch hier.